PCO olmak - Değer yaratmak

Kongre sektörü değişimi bütün dinamiklerinde hissediyor. Kongre ve toplantı yapan tüm planlayıcılar, gerçekleştirecekleri etkinlikleri de değişimin rüzgarları ile planlamak zorundalar. Birçok sebep var artık eskisi gibi düşünmemek için. Oysa toplanma nedenlerimiz bir tarafa 5 bin yıldır toplanıyoruz.

İnsanoğlu ayağa kalktı ve ilk adımı attığı andan itibaren toplum olmamanın nedenlerini düşünmeden belki de toplumları oluşturmaya başladı. İstanbul da bulunan 5000 yıl öncesi insana ait ayak izleri insanlığın ilk kanıtlanmış toplanma kanıtı.

Yaşayabilmek için toplandık, toplumu oluşturduk. Çağlar içerisinde bir çok farklı nedenle bir araya gelmeye ve kurallarını oluşturmaya başladık. Din, Savaş, Eğitim, Evlenmek, Cenaze gibi birçok nedenle toplandık
Bilgininin, teknolojin hızlı gelişmesi, toplanma ritüellerimize farklılıklar getirdi. Sadece sosyal bir durum nedeniyle bir araya gelmek yerine, bilimden teknolojiden uzak kalmamak ve paylaşmak için kendi ritüellerini oluşturarak bir araya gelmeye başladık. Spor müsabakalarımız dahil bir takvime, bir sıraya bağlandı. 

5000 yıl önce atalarımızın ayak izlerini bulduğumuz topraklarda, Dünyanın En büyük spor organizasyonuna 2020 de aday olduk.

 

Son iki yüzyıl içerisinde tıp, sanayi, teknolojik atılımlar bize farklı toplanma ritüelleri kazandırdı ve kongre sektörü doğdu. Geçmişi çok eskilere dayanmayan bu sektörün birçok oyuncusu son 20 yıldır kendilerini tanımlamaya çalışıyor. Toplumun içerisinde ki rolünü ortaya koymaya çalışıyor.

Teknolojik yenilikler kongre sektörünün yerini ve önemini son 20 yıldır çok önemli hale getirdi. Kaliteli organizasyonun temel taşları; teknolojinin farkında olmak, onu doğru kullanmaktan oluşturuyordu. Günümüzde, teknoloji ulaşmak ve lojistik alt yapıya sahip tecrübeli ekiplerle toplantı planlamak eskiye göre çok daha kolay. Son derece gelişmiş toplantı ekipmanlarına ve bu ekipmanları kullanan tecrübeli ekiplere ulaşmak için sadece internet kullanmanız yeterli.  Riskler son derece az ve maliyetler çok düşük.

Kongre sektörü yeni çağında yüksek teknolojiyi kullanabilen seyahat acentesi kavramının çok üstünde bir arayış içerisinde. Peki, ne oluyor kongre sektöründe.
Pazarlama dünyasının en az 20 yıl önce keşfettiği değer yaratma, kongre sektörünün çözüme giden altın anahtarı. Kongre katılımcı sayısı her geçen gün azalırken kongre sayının artması (kongre sayısının da azalması beklenmekte), profesyonel kongre organizatörlerini kendilerini, kongre düzenleyicilerin yanında değer yaratmaya çalışan profesyoneller haline getirmek zorunda bıraktı. Kongre düzenleyicileri kendilerini gibi düşünen, kongreye ve düzenleme kurullarına değer katacak organizatörler tercih ediliyor artık.  

Hepimizi etkileyen ekonomik kriz nedeniyle azalan kongre ilgisi kongrelerin neden doğduğunu tekrar sorgulamamıza neden oldu. Kongre katılımcısının ne istediğini bilmeliyiz, anlamlıyız ve ortaya çıkacak sonuçlara göre hareket etmeliyiz.

İnsanlar binlerce yıldır toplanıyorlar. Online birçok sisteme rağmen insanların yüz yüze gelme ihtiyacını ortadan kalkmıyor ama ritüeller değişiyor. Değer yaratacak yeni düzenlemeler, insanların kendi aralarında bağlantılarını güçlendirecek birçok metot kongrelerimizde yerini almaya başladı. Zaman bunun farkında olan düzenleyiciler ve bu ihtiyaçlara değer katacak Profesyonel kongre organizatörlerinin devri olacak.

 

MASA - TOPLANMAK 1

Doğduğunuz an bulunduğunuz toplum için bir araya gelme nedeniydi. Toplum sizinle başlayan mutluluğu sevdikleri ile paylaştı. Okul merasimleri, mezuniyetiniz, düğününüz, doğum günleriniz sizi önemseyen insanların bir araya geldiği, toplumun öğrettiği ritüelleri barındıran, sizin de yaşamaya ve ihtiyaç duymaya başladığınız birçok geleneği içerisinde barındırıyordu. İlk katıldığınız cenazede sizler çektiğiniz acıyı, toplum ile nasıl paylaşacağınızı öğrendiniz. Hayat size bir araya gelme ve toplanma ritüellerini doğal akışı içerisinde kabul ettirdi. 

Toplanmak için nedenlerimiz sürekli artıyor ve değişiyor. Atalarımız gibi savaşmak avlanmak yerine bir araya geliyor yemeğe çıkıyor, iş görüşmeleri yapıyorsunuz. İş hayatınız ile birlikte çeşitli toplantılara ihtiyaç duyuyorsunuz; Satış eğitimleri veriyor ve alıyorsunuz. Bir masa etrafında buluşup, farklı ritüel ve konularla da olsa yıllardır toplumla paylaşıyor ve iletişim kuruyorsunuz.

Masa yüz yüze paylaşmanın en basit aracı.

Masa yıllardır toplanma ihtiyacımızı karşıladığımız bir platform.

Bu nedenle sizinle “Masa”’da buluşuyoruz. “Masa”’da farklı sektörlerden, toplanma ihtiyaçlarını dinlemeyi arzu ediyoruz. Yüz yüze iletişimin ritüellerini tartışacağız.  Birçok sektöre ait toplanma ihtiyaçlarını bu Masa’ya yatıracağız.

Masa’daki ilk konuğumuz olarak, hayat boyu devam eden “eğitim” sırasında, eğitim hakkında düşünme fırsatı bulan, profesyonel yaşantısını bu amaç ile şekillendiren bir eğitimciyi seçtik. Sanovel İlaç firması Eğitim Departman Müdürü Sayın Nihal Boya sorularımızı yanıtladı. Ve yüz yüze gerçekleşen eğitim serüveni ile ilgili değerli tecrübelerini masamızda sizinle paylaştı.

“YÜZ YÜZE EĞİTİM DAHA VERİMLİ”

MASA “Kültür Şoku” isimli uygulamanızla ilgili bilgi verebilir misiniz?

NB Uygulamanın amacı; bir süre önce grup değiştiren satış ekibinin yaşadıkları değişimi fark etmelerini ve yönetmelerini sağlamak. 4 masalı gruplar oluşturduk. Katılımcılar masada bulunan sayıya uygun olarak (8 ve 9 kişilik masalar) rastgele oturdular. Her masada farklı yönergeler verildi. Masalar yer değiştirilebilecek kadar uzak, yüz yüze bağlantıyı koparmayacak kadar yakın olmalıydı. Katılımcılar masalar arasında yer değiştirerek, sürekli bir değişime tabi tutuldular. Uygulamanın tamamında katılımcıların konuşmaları yasaktı. Konuşmadan anlaşmaya çalışmakta katılımcılar için değişimdi. Her 4 masada bir eğitmen görevlendirildi. Eğitmenler katılımcıların değişim algılarını takip ettiler.

MASA Bu eğitim nasıl amacına ulaştı?

NB Öncesinde iyi eğitim tasarımı gerçekleştirdik. Değişim sürecimizde çalışanlarımızın kendilerine sorabilecekleri soruları önceden çalışarak hazırlandık eğitime. Uygulamada kullandığımız metotlarla, değişim algısını yarattıktan (inkar ve Direnç Süreci)sonra koçluk sorularımıza katılımcıların verecekleri cevapları dinledik. Cevapların doğru algılanması ve takibi, gerektiğinde doğru soruların gruba sorulması için tek moderatörlü bir eğitimci yerine cevapları takip edecek sayıda fasilatatörler vasıtasıyla eğitimimiz tasarladık. (Geçiş ve Adaptasyon).  Moderatör ise sadece süreyi ve genel koordinasyonu sağladı. Önemli olan kişilerin farkındalıkları, mesajların doğru algılanması, o kişide doğru etki yaratmamızdı.

MASA Konuşmanın yasak olduğunu söylediniz. O halde iletişim nasıl kuruldu?

NB. Yüz-yüze. Birbirlerini, birbirimizi gözlemlememiz için bu çok önemli. Eğitimcilerin gözlem yapabilmesi gerekiyor. Değişim ile karşılaştıklarında vücut dillerinin gösterdiği tepkiyi anlamak orada yüz yüze olmakla mümkün. Farklı tepkiler yaşandı. Eğitimimizde çok fazla kahkaha atılmasının bir nedeni de bu aslında. Çünkü değişime verilen tepkilerden biride kahkaha atmak olabiliyor. Ve kahkahalarla aynı anda bütün salonu ve bizi de etkileyen bir hava oluşuyordu. Biliyorsunuz eğitimlerde mesaj tek taraflı değildir. Eğitimcinin de aldığı mesajda katılımcıların kendi çıkardıkları mesajlar kadar önemli idi.

Masanın yuvarlık olması bu nedenle çok önemli idi. Karşılıklı oturmaları ve konuşmadan iletişim kurmaları ancak yuvarlak masa ile sağlanabilirdi.

MASA Her uygulamada bir tecrübe yaşıyorsunuz. Bu tecrübelerin sonraki uygulamalara katkısı oluyor mu nasıl?

NB. Tabii. Onlarca kişi km’lerce yol kat ettiler ve eğitime katıldılar. Yaşadığı mekanın dışında, başka bir ortam kişilerin yaklaşımlarını ve düşüncelerini daha özgür bırakıyor. Bu tecrübeler ile uygun ortamı, ihtiyaçları tespit edebiliyor ve bir sonraki uygulamayı tasarlıyoruz ve katılımcılar yüz yüze gelmeyi hedefliyoruz. Online sistemleri bilgilendirme aracı olarak kullanmayı tercih ediyoruz. Öncesinde e-öğrenme modüllerini kullanıyorduk fakat program bittikten sonra kullanmayı da bıraktık. Farkettik ki şuan ki kuşağın (y-kuşağı) ihtiyacı beraber olmak, paylaşmak, hissetmek…

Sohbetimizde Nihal Hanım’dan hayal ettiği masayı da dinlemeyi ihmal etmedik. Keyif dolu bir tatil masasını tarif etti bize;

“Masa benim için paylaşımı ifade ediyor; keyifli bir ortam, ortasında çiçek, paylaşmak isteyeceğim insanlar ile bir arada olabileceğim bir masayı hayal ediyorum. Urla’da bir balık sofrası, Ege otları ile donanmış…”  diyor Nihal Boya ve gülüyor bir Ege’li başka ne hayal edebilir ki.

“Yüz yüze olmazsa olmaz diyeceğiniz nedir Nihal Hanım? “

Masamızdaki sohbetimize son verirken iletişim yöntemimizi tam da özetleyen son sorumuza samimi cevabı alıyoruz: “Doğum günü, bayram gibi özel günlerin yüz yüze kutlanmasını isterim, Facebook’tan okuyacağım mesajlara tercih ederim.”

Sevgili Nihal Hanım’a teşekkür ediyor ve bir sonraki konuğumuzu ağırlayana kadar Masa’mızdan ayrılıyoruz.